Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einhaltung von Budgetvorgaben, Schaffung einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und Erreichung vereinbarter Qualitätsstandards ist eine effiziente und flexible Mitarbeiter Einsatzplanung und Tagesdisposition. Doch je mehr unterschiedliche Planungsparameter wie z.B. Einsatzorte, Qualifikationen, Leistungen und Schichtmodelle geplant und gesteuert werden müssen, desto komplexer und aufwändiger gestaltet sich das Erreichen eines Optimums. Workforce Management Systeme (WMS) bieten Softwarelösungen die eine effiziente und mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung ermöglichen können. Doch sowohl die Vielzahl von Anbietern als auch die unterschiedlichen Funktionalitäten erschweren die Auswahl.

Aufbauend auf unseren Erfahrungen haben wir 10 Bausteine erstellt, die für eine erfolgreiche Implementierung von WMS beachtet werden sollten.

1. Ziele und Anforderungen klar definieren

Bereits die Ausschreibung kann über den Erfolg oder Misserfolg der Einführung eines WMS entscheiden. Ohne die Skizzierung der genauen Anforderungen und Zielvorstellungen die ein Kunde an ein WMS hat, ist die Auswahl des richtigen Anbieters äußerst schwierig. Zudem ergeben sich im Laufe des Projektes zwangsläufig Fragestellungen, die ein Zeit- und Budgetrisiko mit sich bringen. Durch eine präzisierte Ausschreibung können solche Risiken vermieden werden.

2. Umfang des Projekts nicht unterschätzen

Aufgrund der starken Vernetzung von WMS innerhalb der betrieblichen Organisationsstruktur schaffen Sie eine hohe Projektbetroffenheit in Ihrem Unternehmen. Jeder Fachbereich prüft ob bisher ungehörte Wünsche nach Informationen oder Arbeitserleichterungen durch das neue System erfüllt werden könnten. Der dadurch erzeugte Kommunikations- und Koordinationsaufwand sollte nicht unterschätzt werden. Die Schnittmengen ergeben sich dabei nicht nur auf der prozessualen Arbeitsebene, sondern zeigen gleichzeitig auch die vielschichte Verknüpfung zu anderen Systemen auf, die in diesen Fachbereichen genutzt werden. Abstimmung, Anpassung und Konfiguration zwischen den einzelnen Anwendungen sind dabei sehr zeitaufwändig und komplex.

3. Frühzeitige Bestandsanalyse

Um Ihre Ziele, die Sie mit dem WMS erreichen wollen auch formulieren zu können, ist es notwendig zu wissen von wo Sie starten. Denn sowohl Ihnen als auch Ihrem Systemanbieter muss bewusst sein, welche Maßnahmen und Anpassungen notwendig sind um Sie von „A nach B“ zu bringen und was das alles kostet.

– Welche Systeme nutze ich aktuell für die Mitarbeiterplanung und Steuerung?

– Wie viele Mitarbeiter sollen geplant und gesteuert werden?

– Habe ich eine eigene Trainingsabteilung die ich als Multiplikator nutzen kann?

– Welche Leistungsfähigkeit besitzt meine IT Landschaft?

Dies sind nur Beispiele möglicher Fragen die vor der Implementierung und am besten sogar vor der Ausschreibung gestellt sein sollten.

4. Auf Systemkompatibilität zu anderen Tools achten

Der Aufwand bei der Einführung von WMS ist oftmals davon abhängig, wie viele IT Lösungen bereits im Betrieb vorhanden sind und mit welchen von diesen Systemen das WMS kommunizieren soll. Dabei ergeben sich vor allem bei der Programmierung von Schnittstellen potentielle Mehraufwendungen bis hin zu der Gefahr einer Inkompatibilität. Hierdurch kann es notwendig sein analoge Prozesse zu implementieren um aus der technischen eine menschliche Schnittstelle zu bilden.

5. Frühzeitige Erfassung bestehender Prozesse und SLA´s

Mit der Einführung eines WMS und der damit verbunden „wenn – dann – Logik“ solcher Systeme ist es von Vorteil bereits vor der Implementierung eine Übersicht über aktuelle Produktionsprozesse und Service Level Agreements (SLA´s) zu erstellen. Dies ermöglicht nicht nur die frühzeitige Klärung ob das System in der Lage ist auch sehr spezifische Produktionsparameter zu verarbeiten, sondern auch eine schnelle Systemkonfiguration.

6. Projekt in Arbeitsgruppen teilen

Durch die Komplexität von WMS Projekten ist es sinnvoll diese in mehrere Arbeitsgruppen zu gliedern. Dies schafft nicht nur einen besseren Überblick, sondern auch eine leichtere Gruppenkommunikation in der die Fachleute und Ihre spezifischen Fachbegriffe auch verstanden werden. Arbeitsgruppen übergreifende Fragestellungen, wenn dann an die verantwortliche Arbeitsgruppe gestellt und auch von dieser beantwortet.

7. Implementierung stufenweise umsetzen

Sowohl das neue System als auch die dadurch verbundenen neuen Prozesse werden Ihre Organisation vor eine große Herausforderung stellen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit sich an die Oberfläche, die Logik und die Prozesse des neuen Systems zu gewöhnen. Wenn es Ihr Zeitplan und die Systemfunktionalitäten erlauben, sollten Sie die Einführung unterschiedlicher Anwendungen voneinander trennen.

8. Endanwender überzeugen

Der Erfolg oder Misserfolg einer Systemeinführung hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Anwender ab. Diese sollten frühzeitig in das Projekt eingebunden werden. Hier hat es sich als äußerst hilfreich erwiesen, wenn Sie Ihnen die Möglichkeit geben Demo Versionen zu testen um ein Gefühl für das Potential und den Nutzen zu erkennen. Sind einzelne Anwender erst überzeugt, werden diese für Sie Überzeugungsarbeit sowohl im Betrieb als auch beim Betriebsrat leisten.

9. Betriebsrat und Datenschutz

So fern Sie planen ein WMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie dies mit Ihrem Betriebsrat (BR) frühzeitig kommunizieren. Hierbei Hilft es, den ausgewählten Systemanbieter zu einer Produktpräsentation zu laden, um dem BR eine fachlich fundierte Systembeschreibung erläutern zu können. Da Sie im Laufe der Einführung ohnehin nicht an Themen wie z.B. Arbeitsplatzbeschreibungen, Anpassung von betrieblichen Abläufen oder auch der Einhaltung von bestehenden Betriebsvereinbarungen vorbeikommen werden, sollten Sie den BR frühzeitig und umfassend informieren. Es ist ratsam in einer gesonderten Arbeitsgruppe alle betriebsratsrelevanten Themen zu besprechen. Zu den Meetings sollten Sie ein/eine Datenschutzbeauftrage/n hinzuziehen, der/die Sie bei der Einhaltung der Vorgaben unterstützt. Viele Betriebsräte haben Ausschüsse gegründet, die sich vornehmlich mit dem Themengebiet IT beschäftigen (z.B. EDV Ausschuss). Laden Sie auch diesen Ausschuss mit ein und überlassen Sie diesem langwierige Erklär-Marathons für das gesamte Gremium.

10. Betriebliche und regionale Besonderheiten beachten

WMS Implementationsprojekte sind grundsätzlich sehr ähnlich aufgebaut. Jedoch sollten dabei nicht betriebliche oder regionale Besonderheiten missachtet werden. Es ist wichtig, dass Ihre Projektleitung die Besonderheiten bei der Projektumsetzung beachtet, denn schlechte IT Projekt Erfahrungen aus der Vergangenheit, Angst vor Arbeitsplatzverlust oder die Gewissheit, dass sich betroffene Mitarbeiter schwer aus Ihrer Komfortzone bewegen lassen, müssen in das Projekt mit eingepreist werden.